Dans cet article
Le mail arrive un jeudi en fin de journée. « Dans le cadre de notre politique achats responsables, merci de compléter le questionnaire RSE ci-joint. » En pièce jointe, un fichier avec plusieurs onglets : environnement, social, éthique, sous-traitance. Des cases à cocher, des champs « joindre la preuve », et une date limite.
Si ce n'est pas votre premier questionnaire, vous savez déjà que chaque client pose les mêmes questions dans un format différent, et que vous allez tout rechercher une nouvelle fois. Cet article explique comment répondre correctement à la première demande, puis comment ne plus jamais repartir de zéro.
Pourquoi vos clients vous demandent ça
Vos clients ont eux-mêmes des comptes à rendre. Leurs propres clients, leurs actionnaires, leurs banques leur demandent ce qu'ils font, et ce que font leurs fournisseurs. Le transport pèse dans leur bilan : émissions, sécurité, conditions de travail sur les quais. Ils ne peuvent plus dire « ce n'est pas nous, c'est le transporteur ».
Résultat : le questionnaire RSE devient une pièce de l'appel d'offres, au même titre que la grille tarifaire et les attestations d'assurance. Un transporteur qui ne répond pas, ou qui répond mal, se retrouve en bas de la liste. Celui qui répond avec des preuves passe devant.
Ce qu'il y a dedans, en général
Les questionnaires varient, mais les thèmes reviennent.
Environnement : composition de la flotte, motorisations, consommation de carburant, émissions, entretien, gestion des déchets d'atelier.
Conducteurs et salariés : formation, sécurité routière, accidents du travail, temps de travail, dialogue social, recrutement.
Sous-traitance : comment vous choisissez vos affrétés, ce que vous vérifiez, comment vous les suivez.
Sécurité des opérations : chargement, arrimage, marchandises sensibles, sûreté sur les sites.
Éthique : prévention de la corruption, respect de la concurrence, protection des données de vos clients.
Pilotage : qui porte la RSE chez vous, y a-t-il une politique écrite, des objectifs, un suivi.
Pour chaque thème, on vous demande en gros la même chose : avez-vous une règle écrite, l'appliquez-vous, pouvez-vous le prouver.
Répondre à la première demande sans paniquer
Lisez tout avant d'écrire une ligne
Repérez les questions qui demandent une pièce jointe. Repérez aussi celles qui se recoupent : une même preuve, comme un plan de prévention du risque routier, peut servir à plusieurs réponses.
Répondez vrai
« Non, pas encore » est une réponse acceptable. « Oui » sans preuve ne l'est pas. Certains clients vérifient, par un audit sur site ou une demande de pièces complémentaires. Un écart découvert à ce moment-là coûte plus cher qu'un « non » honnête accompagné d'une date de mise en place.
Rassemblez ce qui existe déjà
Vous avez sûrement plus que vous ne pensez : contrats et attestations des sous-traitants, feuilles d'émargement des formations, planning d'entretien, document unique, règlement intérieur, procédure de chargement. Mettez-les au même endroit avant de remplir quoi que ce soit.
Ne plus jamais repartir de zéro
Le vrai gain n'est pas dans la réponse au premier questionnaire. Il est dans ce que vous gardez à jour entre deux demandes.
Une politique RSE d'une page
Ce que vous faites, pourquoi, qui s'en occupe. Signée par la direction. C'est la pièce la plus souvent demandée, et la plus simple à produire.
Des actions vivantes, pas un rapport figé
Pour chaque sujet, une action avec un responsable, une date et une preuve. Quand la formation éco-conduite a lieu, l'émargement est déposé le jour même. Quand un nouveau sous-traitant est référencé, son dossier est complet avant le premier chargement. Le questionnaire suivant se remplit alors avec des preuves déjà là, pas avec des souvenirs.
Des indicateurs choisis, suivis dans le temps
Consommation par kilomètre, accidents, heures de formation, part de la flotte en motorisation alternative. Peu d'indicateurs, mais tenus à jour, parce qu'une valeur isolée ne prouve rien.
Un point clair sur le format
Chaque client a son fichier. Vous reporterez vous-même vos réponses dans le format demandé. Ce que vous évitez, c'est de rechercher le contenu et les preuves à chaque fois.
Ce que Doddee apporte
Doddee est un logiciel RSE pour TPE et PME, construit sur l'ISO 26000, un cadre dont les thèmes recoupent ceux des questionnaires. Un diagnostic vous indique par quoi commencer. Des actions déjà écrites couvrent les sujets des questionnaires, avec un référentiel « ISO 26000 - Transport de marchandises » qui comprend par exemple « Encadrer la sous-traitance de transport (affrètement) » ou « Prévenir le risque routier du personnel roulant ».
Chaque action a un responsable, une date et des preuves à déposer. L'équipe Doddee vérifie les preuves déposées, une vérification documentaire, pas une certification. Une page publique, l'écoprofil, montre les actions vérifiées et les indicateurs que vous avez choisis : vous pouvez en envoyer le lien à un client en complément de son questionnaire. Pour la plupart des actions, un cours et un modèle de document à télécharger vous aident à produire la pièce qui manque. Les utilisateurs sont illimités, avec un espace par société.
Pour le cas précis d'un appel d'offres, voir aussi répondre à un appel d'offres avec un volet RSE.
Le prochain questionnaire arrivera. Autant l'attendre avec un dossier à jour. Découvrez comment Doddee accompagne les entreprises de transport, de logistique et de livraison.
Crédits
Photo de Zulfugar Karimov sur Pexels
