Que doit contenir une politique RSE ? Un exemple d'une page pour votre PME

Une politique RSE tient sur une page. Elle dit ce que votre entreprise s'engage à faire, et elle est signée par la direction. En haut de la page, trois lignes rassurent tout de suite votre client : à qui elle s'applique, de quand elle date, et qui s'en occupe.

Votre client vous envoie son questionnaire RSE, et il demande « votre politique RSE ». Vous demandez à trois personnes de l'entreprise ce que vous faites pour la RSE. Chacune vous donne une réponse différente. Pourtant, vous faites déjà beaucoup : le tri des déchets, des achats mieux choisis, des formations. Ce qui manque, c'est une page qui le met par écrit.

Pour agir maintenant : l'en-tête à écrire en premier, l'exemple à recopier, des exemples d'engagements.

En-tête d'une politique RSE : les trois informations à écrire en premier

Avant de lire votre texte, votre client regarde l'en-tête : à qui s'applique la politique, de quand elle date, qui s'en occupe.

Sans ces trois lignes, le lecteur ne sait pas si le texte est encore vrai, ni qui s'en occupe. Peu de politiques publiées les portent : c'est ce qui rendra la vôtre plus crédible. Pour le responsable, indiquez une fonction plutôt qu'un nom, pour que le document survive à un départ.

Que doit contenir une politique RSE ?

Une politique RSE dit sur quoi votre entreprise s'engage, et comment on pourra le vérifier. Cinq blocs suffisent, dans cet ordre :

1. L'en-tête : le périmètre, la date et la version, le responsable.
2. Un paragraphe d'intention, signé par la direction : pourquoi l'entreprise s'engage, avec ses propres mots.
3. Trois à cinq axes, tirés de ce que vous faites déjà, par exemple vos salariés, vos achats ou vos déchets.
4. Deux ou trois engagements par axe, que l'on peut vérifier.
5. La date de la prochaine revue.

Les objectifs chiffrés, les indicateurs et les résultats vont dans votre feuille de route, mise à jour chaque année. Si votre client vous évalue avec EcoVadis, joignez cette feuille de route à votre politique : EcoVadis regarde aussi vos objectifs chiffrés. Pour savoir quel document envoyer selon la question du client, voyez quelles preuves envoyer en plus de votre politique RSE.

Pensez aussi à l'éthique, par exemple vos règles sur les cadeaux des fournisseurs : beaucoup de clients et EcoVadis la regardent à part. Cette structure est une pratique courante. Aucun texte n'impose la forme d'une politique RSE à une PME.

Exemple de politique RSE d'une page : la Menuiserie Orpin

Voici la politique complète d'une entreprise fictive de 35 salariés. Vous pouvez la recopier, puis remplacer chaque ligne par la vôtre.

La Menuiserie Orpin fabrique des fenêtres en bois et les pose chez ses clients. Son principal client lui envoie chaque année un questionnaire RSE.

Politique RSE de la Menuiserie Orpin

Périmètre : l'atelier et les chantiers de pose, 35 salariés. Version 1, validée le 12 janvier en réunion de direction. Responsable du document : la responsable administrative. Prochaine revue : en janvier de l'année suivante.

Pourquoi nous nous engageons. Nous voulons des chantiers sûrs pour nos équipes, du bois issu de forêts bien gérées, et de bonnes relations avec nos voisins. C'est aussi ce que nous demandent nos clients, nos salariés et notre banque. Cette page dit ce que nous faisons déjà, et ce que nous nous engageons à tenir.

Nos salariés. Chaque nouvel arrivant reçoit une formation sécurité dans sa première semaine, par le responsable d'atelier. Chaque salarié a un entretien annuel, avec un compte rendu signé.

Nos achats. Nos fournisseurs de bois nous remettent chaque année le certificat de leur label. Nous payons nos fournisseurs à 30 jours, et nous vérifions ce délai chaque trimestre.

Nos déchets et nos voisins. Les chutes de bois et les déchets de chantier sont triés et confiés à un prestataire, qui nous remet chaque année une attestation de recyclage. Les livraisons ont lieu entre 7 h et 19 h, et toute plainte d'un riverain reçoit une réponse écrite sous un mois.

Signé : la dirigeante, pour la Menuiserie Orpin.

Une page, six engagements, trois lignes en en-tête. La part de déchets recyclés qu'Orpin veut atteindre est dans sa feuille de route, pas dans sa politique.

Comment la dirigeante l'a écrite, en une matinée :

1. Elle a listé tout ce que l'entreprise faisait déjà : le tri des chutes, le certificat du bois, les entretiens annuels, l'accueil sécurité des nouveaux, les horaires de livraison.
2. Elle a regroupé ces actions en trois axes : les salariés, les achats, les déchets et les voisins.
3. Pour chaque axe, elle a écrit deux engagements que l'on peut vérifier.

Ces axes rejoignent les grandes questions de l'ISO 26000, la norme internationale sur la responsabilité sociétale. Pour voir comment Doddee s'appuie sur ce cadre, consultez notre méthode.

Exemples d'engagements RSE : les phrases à éviter, et comment les réécrire

Pour chaque engagement, posez-vous une question : dans douze mois, quelqu'un d'extérieur pourra-t-il constater que c'est fait ? Si la réponse est non, réécrivez la phrase.

Pourquoi c'est important ? Vos clients lisent vraiment votre politique : deux fournisseurs sur trois reçoivent des questions RSE de leurs clients. Et la répression des fraudes contrôle les promesses écologiques des entreprises. Pour une promesse sur le carbone, voyez ce qui vous engage quand vous publiez un chiffre carbone.

Trois erreurs à éviter

• Écrire un rapport. Un rapport raconte ce qui a été fait l'an dernier, avec des chiffres. Une politique dit ce que l'entreprise s'engage à faire.
• Écrire des phrases vagues. « Nous respectons l'environnement » pourrait venir de n'importe quelle entreprise. Écrivez ce que vous faites vraiment, par exemple « nous trions nos chutes de bois ».
• Recopier un modèle sans l'adapter. Un modèle téléchargé parle de sujets que vous ne connaissez pas, et oublie les vôtres. Gardez sa structure, mais partez de ce que vous faites déjà.

Enfin, votre politique ne suffit pas seule. Dans un questionnaire RSE client, c'est souvent le premier document demandé. Le client vous demande ensuite les preuves : une facture, une attestation, un compte rendu.

Faire connaître votre politique RSE, et la mettre à jour chaque année

Présentez-la d'abord à vos équipes, puis à vos clients. Relisez-la ensuite une fois par an.

En interne, ajoutez-la au livret d'accueil, et présentez-la en dix minutes en réunion d'équipe. À l'extérieur, joignez-la à vos réponses aux questionnaires, ou publiez-la sur votre site. Ne publiez que ce que vous tenez déjà.

Une fois par an, la direction se pose trois questions : les engagements sont-ils tenus, les axes toujours justes, le périmètre à jour ? Elle décide alors de garder le texte ou d'en écrire une nouvelle version. Gardez les anciennes versions : elles montrent que votre démarche avance.

Avec Doddee, votre politique RSE devient un plan d'actions suivi

Une fois signée, la politique est souvent rangée dans un dossier, puis oubliée. Personne ne suit vraiment les engagements. Au questionnaire suivant, il faut chercher les preuves partout : dans les e-mails, chez le chef de chantier, dans les classeurs.

Doddee est un logiciel RSE. Chaque engagement de votre politique y devient une action suivie, avec ses preuves au même endroit. Ce que vous y gagnez :

• Vous écrivez votre politique plus vite. Vous partez de notre modèle de politique RSE, et un cours vous guide. Plus de 100 autres modèles de documents vous aident ensuite à appliquer vos engagements.
• Chacun sait ce qu'il a à faire. Dans le plan d'actions, chaque action a un responsable et une date, et la personne reçoit un e-mail quand on la lui confie.
• Vous retrouvez vos preuves tout de suite. Chaque document est rangé sur son action, et l'équipe Doddee vérifie qu'il est daté et lisible.
• Vous montrez vos progrès sans faire de calcul. Vous ajoutez une ligne à un registre, après chaque formation ou chaque enlèvement de déchets, et vos indicateurs se mettent à jour.
• Votre client voit ce que vous faites vraiment. Votre rapport RSE public montre vos actions réellement mises en œuvre.

Vérifier que votre politique RSE est connue de vos équipes

Un test simple, en cinq minutes, vous dit si votre politique est vraiment connue.

Choisissez trois personnes de l'entreprise, dans trois services différents. Posez-leur la même question : que fait notre entreprise pour la RSE, et pourquoi ? Si vous obtenez trois réponses différentes, votre politique n'est pas encore connue. Si vous n'en avez pas, vous savez maintenant qu'elle tient sur une page. Et pour voir comment Doddee vous y aide, réservez une démo.