Exemple de questionnaire RSE fournisseur : 14 questions courantes et leurs justificatifs

Voici 14 questions que l'on retrouve dans la plupart des questionnaires RSE envoyés aux fournisseurs. Elles portent sur l'éthique, les salariés et l'environnement, et se répondent souvent par oui ou par non. Mais derrière un « oui », votre client attend en général un document qui le prouve : daté, et au nom de votre entreprise.

Nous avons reformulé ces questions à partir de six questionnaires fournisseurs. Pour chacune, le tableau dit quel document le client attend, et où trouver la réponse chez vous.

Pour agir maintenant : le questionnaire type, que répondre à chaque question, la méthode en trois étapes.

Pour voir la méthode en pratique, suivons Solvane Emballages, une entreprise fictive de 48 salariés qui fabrique des emballages en carton. Nadia, la responsable qualité, s'y occupe aussi de la RSE. Solvane a déjà répondu au questionnaire d'un premier client. Aujourd'hui, un deuxième client lui envoie un formulaire en ligne à remplir sous quinze jours.

Le questionnaire type, question par question

Chaque question est reformulée à partir de plusieurs questionnaires. Sur la même ligne : le document attendu, et l'endroit où vous trouverez la réponse.

Quatre de ces six questionnaires viennent de grands groupes, un est partagé par plusieurs grandes entreprises, et le dernier est un modèle pour les acheteurs.

1. Organisation et éthique

2. Salariés, sécurité et environnement

Attention aux données personnelles. Aucune réponse ne demande d'envoyer des noms de salariés. Pour la formation, le handicap ou les accidents, donnez des chiffres ou une phrase, jamais une liste. Dans une petite entreprise, même un chiffre peut permettre de reconnaître quelqu'un : « nous respectons l'obligation d'emploi » peut alors suffire.

Chez Solvane, cinq personnes se partagent les quatorze questions : le dirigeant, Nadia, la paie, la comptabilité et le responsable d'atelier. Nadia envoie à chacun ses questions, avec le document attendu et une date de retour.

D'un client à l'autre, les questions changent un peu. Mais les sujets restent proches : selon un baromètre de l'ORSE, de Bpifrance et de PwC, les demandes des clients sont « souvent standardisées ». L'éthique et la corruption arrivent en tête des sujets les plus demandés.

Oui, non, en cours, non concerné : que répondre ?

Avant de cocher, séparez trois choses : ce que vous faites vraiment, le document que vous avez, et les réponses que le formulaire accepte.

C'est le formulaire du client qui fixe les réponses possibles : certains n'acceptent que oui ou non, d'autres prévoient « en cours » ou un commentaire. Mais dans tous les cas, ne cochez jamais une case fausse pour coller au document que vous avez.

Oui : joignez la preuve

Derrière chaque « oui », le client attend un document daté, au nom de votre entreprise. À la question « Avez-vous une politique RSE écrite ? », Solvane joint sa politique, signée par le dirigeant. Pour relire la vôtre, voyez ce que doit contenir une politique RSE.

Vous le faites, mais le document manque ? Répondez quand même « oui », et dites quand il arrivera. Par exemple, à la question « Formez-vous vos salariés ? » :

« Oui. L'atelier a suivi une formation sécurité en juin 2026. Nous avons demandé l'attestation à l'organisme de formation. Nous vous l'enverrons avant le 30 novembre. »

Non : répondez franchement

Répondez « non » quand vous ne le faites pas. Un « non » honnête vaut mieux qu'un « oui » que vous ne pourrez pas prouver. Solvane n'a ni certificat, ni évaluation externe. À la question « Avez-vous un certificat ou une évaluation externe ? », elle répond donc « non », sans document.

Ne confondez pas avec « non concerné », qui vaut seulement quand une loi ne s'applique pas à votre taille. Par exemple, toute entreprise peut avoir des règles contre la corruption, quelle que soit sa taille. À la question « Avez-vous des règles contre la corruption ? », Solvane répond donc « non » : elle n'en a pas écrit.

En cours : une date et un responsable

Répondez « en cours » quand vous avez décidé une action, mais qu'elle n'est pas encore faite. Tous les formulaires ne proposent pas cette réponse. Solvane a décidé de demander des engagements RSE à ses fournisseurs de carton, mais ne l'a pas encore fait. À la question « Demandez-vous des engagements RSE à vos propres fournisseurs ? », elle écrit :

« En cours. Une clause RSE sera ajoutée à nos conditions d'achat d'ici mars 2027. Responsable : le dirigeant. »

Non concerné : le seuil, puis ce que vous faites

Donnez votre nombre de salariés et le seuil de la loi. Ajoutez ce que vous faites quand même : le client voit que vous avez compris la question. À la question « Un salarié peut-il signaler une infraction ? », Solvane écrit :

« Non concerné : nous avons 48 salariés, et la procédure d'alerte est obligatoire à partir de 50. Un salarié peut toutefois signaler un problème directement au dirigeant. »

Les documents et les seuils sont détaillés dans notre article sur les documents à préparer pour un questionnaire RSE fournisseur.

Trois erreurs de preuve à éviter

Certains clients font vérifier chaque document par une équipe. Un document qui ne prouve pas votre réponse est alors refusé. Avant l'envoi, relisez vos pièces pour éviter ces trois erreurs.

1. Envoyer une politique au lieu d'une preuve

Une politique dit ce que vous voulez faire. Elle ne prouve pas que vous le faites. Joignez plutôt un document qui montre l'action faite. À la question « Comment protégez-vous la santé et la sécurité ? », Solvane donne la date de mise à jour de son document unique. Elle ajoute le nombre de formations sécurité suivies à l'atelier. Pour aller plus loin, voyez la différence entre politique, procédure, action et indicateur.

2. Joindre un modèle sans l'adapter

Un modèle téléchargé sur internet ne dit rien de votre entreprise. Avant de l'envoyer, mettez-y le nom ou le logo de votre entreprise, et datez-le.

3. Joindre un document qui ne répond pas à la question

Chaque document doit prouver la case cochée, et elle seule. Par exemple, une facture de collecte prouve que vous triez vos déchets. Elle ne prouve pas que vous réduisez votre énergie. Sinon, le client peut refuser le document et vous demander de corriger votre réponse.

Avec Doddee, votre prochain questionnaire RSE se remplit plus vite

Un autre client posera bientôt des questions proches, dans un autre format. Si les documents sont restés dans les e-mails de chacun, il faut tout rechercher. Et les actions promises au client, comme une clause RSE d'ici mars, sont vite oubliées.

Doddee est le logiciel RSE qui réunit vos actions, vos preuves et vos chiffres au même endroit, pour toute l'équipe :

• Chacun dépose ses preuves. Le dirigeant, la paie ou l'atelier ont leur propre accès, et le nombre d'utilisateurs est illimité.
• Ce que vous avez promis au client est suivi. Chaque action a un responsable et une date, et la personne reçoit un e-mail. Plus de 100 modèles vous aident à écrire les règles qui manquent.
• Vos documents sont vérifiés. L'équipe Doddee contrôle qu'ils sont datés et lisibles.
• Vous répondez plus vite. Vous exportez vos justificatifs en un fichier ZIP, et votre rapport RSE public montre vos actions réellement mises en œuvre.

Chez Solvane, l'action « Mettre en place un cadre d'achats responsables » a maintenant un responsable et une date. Au prochain questionnaire, Nadia pourra répondre « oui », preuve à l'appui.

Voir comment Doddee range vos réponses et vos preuves.

Comment utiliser cet exemple sur votre propre questionnaire ?

Un client vous envoie son questionnaire RSE ? Ses questions ressemblent souvent à celles du tableau. Servez-vous-en en trois étapes :

1. Pour chaque question de votre client, retrouvez la question proche dans le tableau. Vous voyez alors le document à joindre, et où le trouver chez vous.
2. Envoyez chaque question à la personne qui a la réponse, avec une date de retour. Par exemple, la paie pour la formation, et la comptabilité pour l'énergie.
3. Choisissez la bonne réponse : « oui » avec le document, « en cours » avec une date et un responsable, « non concerné » avec votre nombre de salariés.

Pour aller plus loin, suivez notre méthode de réponse au questionnaire RSE client. Et pour voir comment Doddee vous y aide, réservez une démo.