Questionnaire RSE fournisseur : quels documents préparer avant que votre client les demande ?

Quand un client vous envoie un questionnaire RSE, il vous demande surtout des documents. Voici les dix à retrouver en premier, qui les a chez vous et quand les mettre à jour. Vous les adapterez ensuite au questionnaire reçu et à votre métier.

Pour agir maintenant :

• les 10 documents à retrouver aujourd'hui ;
• un exemple, de la réception du questionnaire à l'envoi ;
• ce qui est obligatoire selon votre nombre de salariés.

Les 10 documents à retrouver aujourd'hui

Tous les clients ne demandent pas ces dix documents. Mais ce sont ceux qui reviennent le plus souvent, et la plupart existent déjà chez vous.

Quelques noms de ce tableau méritent une explication :

• L'attestation de vigilance est un document de l'URSSAF. Il montre que vous déclarez vos salariés et que vous payez vos cotisations. Vous la téléchargez en quelques minutes sur votre espace URSSAF.
• Le Kbis est la carte d'identité officielle de votre entreprise. Il n'est pas toujours exigé : un extrait du registre national des entreprises, ou un devis qui porte votre numéro, convient aussi.
• Le document unique liste les risques pour la santé et la sécurité de vos salariés, et ce que vous faites pour les réduire.
• La politique RSE est une page signée par le dirigeant. Elle dit ce que l'entreprise s'engage à faire pour l'environnement, ses salariés et ses partenaires.
• L'attestation de tri est envoyée chaque année par votre prestataire de collecte. Elle indique quels déchets il a collectés, avec une estimation de ce qui a été recyclé.

Attention aux données personnelles. Un document peut être obligatoire à tenir sans être fait pour sortir de l'entreprise. Tout ce qui porte des noms de salariés, leur santé ou leur salaire reste chez vous : registre du personnel, feuilles de présence, comptes rendus internes. Au client, donnez plutôt un chiffre, comme le nombre de salariés formés. Ou une simple phrase, comme « notre document unique a été mis à jour en mars ».

L'attestation de vigilance et le Kbis sont une obligation de votre client. La loi l'oblige à vous les demander dès que votre contrat atteint 5 000 € HT, puis tous les six mois. Certains clients les réclament donc avec le questionnaire, d'autres au moment du contrat.

Un exemple, de la réception du questionnaire à l'envoi

Prenons Solvane Emballages, une entreprise fictive de 48 salariés qui fabrique des emballages en carton. Elle n'a pas de service RSE : c'est Nadia, la responsable qualité, qui s'en occupe en plus de son poste. Un lundi, un gros client lui envoie un questionnaire de 60 questions, à rendre sous trois semaines.

Nadia commence par repérer les questions qui demandent un document. Pour chacune, elle suit le même chemin :

1. Le client demande : « Avez-vous évalué les risques professionnels de vos salariés ? »
2. Le document qui répond est le document unique.
3. Il est rangé à l'atelier, chez le responsable d'atelier.
4. Problème : sa dernière mise à jour date de l'an dernier. Or, dès 11 salariés, il doit être revu chaque année.
5. Le dirigeant le met à jour avec le responsable d'atelier. Nadia indique sa date dans le questionnaire. Elle ne joindra le document que si le client le demande, après avoir vérifié qu'il ne contient aucun nom.

La question suivante porte sur les cotisations sociales. Le dirigeant télécharge l'attestation de vigilance sur son espace URSSAF, et Nadia note sa date.

Puis un document manque : Solvane n'a jamais écrit de politique RSE. Nadia rédige une page avec le dirigeant : ce que l'entreprise s'engage à faire, pourquoi, et qui s'en occupe. Le dirigeant la signe. Pour vous aider à l'écrire, voyez ce que doit contenir une politique RSE. Pour savoir quel document prouve quoi, lisez quelle preuve fournir pour une politique, une action ou un résultat.

Avant l'envoi, Nadia relit chaque document avec quatre questions simples. Elle remplit ensuite le fichier du client et joint les documents. Enfin, elle note la date de chacun : au prochain questionnaire, elle saura lesquels sont encore à jour.

Que contient un questionnaire RSE fournisseur ?

C'est un formulaire qu'un client envoie à ses fournisseurs pour connaître leurs pratiques sur l'environnement, le social et l'éthique. Pour chaque sujet, il demande souvent deux choses : avez-vous une règle écrite, et pouvez-vous montrer qu'elle est appliquée ?

Quels sujets reviennent le plus ? Un baromètre publié par l'ORSE, Bpifrance et PwC a interrogé surtout des PME et des entreprises de taille moyenne. Les clients les interrogent d'abord sur l'éthique et la corruption, puis sur l'énergie et le carbone, puis sur les déchets. Viennent ensuite la santé et la sécurité, les conditions de travail et les droits humains.

Ces demandes arrivent surtout au début de la relation, quand le contrat se signe. Ce sont des tendances, tirées d'un sondage, et chaque client a ses propres questions.

Pour voir ces questions une à une, lisez notre exemple de questionnaire RSE fournisseur en 14 questions. Pour remplir le questionnaire lui-même, voyez comment répondre à un questionnaire RSE client sans tout refaire. Si le questionnaire fait partie d'un appel d'offres, voyez comment répondre aux clauses RSE d'un appel d'offres.

Ce qui est obligatoire selon votre nombre de salariés

La plupart des obligations dépendent de votre nombre de salariés. Repérez la ligne qui vous concerne : elle vous dit ce que vous devez avoir, et ce qui ne vous concerne pas encore.

Une ligne ne vous concerne pas ? Répondez « non concerné » et donnez votre nombre de salariés. Vous pouvez aussi dire ce que vous faites quand même : une démarche volontaire est souvent appréciée.

L'index de l'égalité est une note sur 100, publiée chaque année avant le 1er mars. Une réforme est en préparation : vérifiez la règle de l'année où vous répondez.

Avec 48 salariés, Solvane est concernée par les trois premières lignes. Mais Nadia n'envoie pas tous ces documents : elle répond par des faits. Son document unique est à jour depuis mars, le CSE a été élu l'an dernier, et l'entreprise respecte l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés. Les comptes rendus du CSE et la déclaration d'emploi restent dans l'entreprise, parce qu'ils contiennent des informations internes ou personnelles.

Solvane a aussi un bilan carbone fait il y a deux ans. Elle n'y est pas obligée, mais Nadia le joint en indiquant son année.

Les règles sur l'attestation de vigilance vont se renforcer pour la sous-traitance : le client devra aussi vérifier les sous-traitants qu'il a acceptés. Elle s'appliquera au plus tard fin décembre 2026, à une date fixée par décret. En attendant, les règles de cet article s'appliquent.

Les autres documents qu'un client peut demander

Si le questionnaire va plus loin que les dix documents, voici les autres, rangés par thème. La dernière colonne dit ce que vous pouvez transmettre au client, sans donnée personnelle.

Vous êtes transporteur ? Voyez aussi les documents d'un questionnaire RSE transporteur.

1. Identité et éthique

2. Salariés, santé et sécurité

Ces documents sont ceux qui demandent le plus de prudence : beaucoup portent des noms, des salaires ou des informations de santé. Ils sont obligatoires à tenir, mais ils restent chez vous. Au client, vous donnez des chiffres ou des faits.

Dans une petite entreprise, même un chiffre peut permettre de reconnaître une personne, par exemple s'il n'y a qu'un travailleur handicapé. Dans ce cas, une phrase peut suffire : « nous respectons l'obligation d'emploi ».

3. Environnement

4. Achats et sous-traitance

Pour les délais de paiement, voyez notre article sur les délais de paiement fournisseurs.

5. Évaluations et certificats

Ranger chaque document à côté de l'action qu'il prouve

Nadia range d'abord ses documents dans un dossier par thème, et chaque nom de fichier commence par sa date. C'est notre méthode pour un dossier RSE réutilisable. Ce dossier tient tant qu'elle est seule à s'en occuper. Mais quand quatre personnes ont des documents, chacun les garde souvent dans ses e-mails.

Doddee est le logiciel RSE qui rassemble les documents et les chiffres que vos clients demandent dans leurs questionnaires RSE. Il vous dit quoi faire, demande la preuve de chaque action et calcule vos indicateurs.

Pour un questionnaire, chaque document est rangé sur l'action qu'il prouve. Chez Solvane, le document unique devient la preuve de l'action « Assurer la santé et la sécurité au travail de tous les collaborateurs ».

Nadia confie chaque action à la bonne personne : la paie, le responsable d'atelier, le dirigeant. Chacun reçoit un e-mail et dépose lui-même son document dans le logiciel. Le nombre d'utilisateurs est illimité.

Les « non » du questionnaire deviennent des actions, avec un responsable et une date. Au questionnaire suivant, Nadia pourra répondre « oui » à certaines de ces questions. Pour écrire une règle qui manque, vous partez de l'un des plus de 100 modèles, comme le modèle de politique RSE.

Avant l'envoi, l'équipe Doddee vérifie chaque document : il existe, il est à jour, il correspond à l'action. Votre client garde ensuite ses propres critères.

Le jour du questionnaire, vous exportez vos justificatifs en un fichier ZIP, puis vous remplissez le formulaire du client. Vous pouvez aussi lui envoyer votre écoprofil, la page publique qui présente votre démarche. Seules les actions dont les preuves ont été vérifiées y apparaissent.

Découvrez comment centraliser vos justificatifs RSE : la page montre le dépôt, la vérification et l'export.

Avant l'envoi : vérifier que chaque document répond à la question

Un bon document répond à la question posée, porte une date et se comprend sans explication. Le client décide ensuite : personne ne peut promettre qu'il sera accepté.

Prenons un cas. Nadia retrouve l'attestation d'une formation sécurité de 2022. Mais le client demande : « Formez-vous vos salariés à la sécurité chaque année ? » Ce document prouve qu'une formation a eu lieu, pas qu'elle a lieu chaque année. Nadia joint donc l'attestation de cette année, ou la date de la prochaine session.

Elle n'envoie pas la feuille de présence : elle porte les noms des salariés, et le client n'en a pas besoin.

Avant de joindre un document, posez-vous quatre questions :

1. Répond-il exactement à la question ?
2. Est-il daté et à jour ?
3. Une personne extérieure le comprend-elle sans explication ?
4. Contient-il des informations personnelles inutiles, comme des salaires, à masquer ?

Avant le prochain questionnaire : vos dix documents, datés

Faites la liste de vos dix documents, avec leur date et la personne qui les a, comme Nadia. Au prochain questionnaire, vous répondrez bien plus vite. Et pour voir une demande client suivie de bout en bout dans Doddee, réservez une démo.