Votre client vous demande une première évaluation EcoVadis : par où commencer ?

Votre client vous demande une évaluation EcoVadis, et vous ne connaissez pas EcoVadis ? Le premier jour, lisez l'invitation, appelez votre client, inscrivez la bonne société et choisissez qui répondra. Vous aurez ensuite environ six semaines pour envoyer le questionnaire. Par défaut, c'est 30 jours ouvrables, du lundi au vendredi, hors jours fériés.

EcoVadis est un organisme qui note les pratiques RSE des entreprises, c'est-à-dire ce qu'elles font pour l'environnement, leurs salariés et l'éthique. Tout se passe sur son site : vous remplissez un questionnaire et vous déposez des documents. À la fin, votre client reçoit automatiquement votre fiche d'évaluation.

Pour agir maintenant : faites les quatre gestes ci-dessous, puis suivez le mini plan, le calendrier et les huit erreurs à éviter.

Votre client vous a écrit : faites ces 4 choses aujourd'hui

1. Vérifiez quelle évaluation l'e-mail demande. Il en existe deux. Le questionnaire court, EcoVadis Vitals, prend moins de 30 minutes, et les documents y sont facultatifs. L'évaluation complète, celle de cet article, repose au contraire sur vos documents.
2. Appelez votre client et posez-lui quatre questions. Quelle société faut-il évaluer : toute l'entreprise, ou un seul site ? Quelle est la date limite, et peut-elle bouger ? L'invitation est-elle liée à un appel d'offres ? Si oui, tout se joue en 6 à 8 semaines, sans délai supplémentaire. Enfin, a-t-il des attentes précises, par exemple sur la fréquence des évaluations ?
3. Créez votre compte et inscrivez la bonne société dès aujourd'hui. EcoVadis a ensuite besoin de 6 jours ouvrables pour préparer votre questionnaire.
4. Choisissez un responsable du questionnaire, puis les collaborateurs qui ont les documents. EcoVadis juge « essentiel » de faire participer plusieurs services : ressources humaines, environnement, santé et sécurité, direction. Ce responsable peut leur créer un accès.

Questionnaire court ou évaluation complète : ne confondez pas

Prenons Transports Bérial, une entreprise fictive de transport routier de 62 salariés, sans service RSE. Un lundi de novembre, son dirigeant reçoit un e-mail de son principal client, un industriel dont Bérial transporte les produits. L'e-mail l'invite à une évaluation EcoVadis complète, avec une date limite. Le dirigeant ne connaît pas EcoVadis.

Il appelle son client le jour même. Le client veut une évaluation de toute la société, et le questionnaire avant la fin janvier. L'invitation n'est pas liée à un appel d'offres. Le soir, le dirigeant a inscrit Bérial et choisi quatre collaborateurs : la suite consiste surtout à retrouver des documents.

Votre mini plan : aujourd'hui, semaine 1, avant l'envoi

La première semaine, EcoVadis prépare votre questionnaire : profitez-en pour chercher vos documents. Les semaines suivantes servent à répondre, puis à relire.

Le calendrier EcoVadis, de l'invitation à la fiche

EcoVadis publie un délai pour presque chaque étape. Ce sont des repères : les dates affichées sur votre invitation et sur le site font foi.

Besoin de plus de temps ? Dans la plupart des cas, vous reportez la date limite vous-même, avec le bouton « Reporter », avant qu'elle expire. Vous pouvez ajouter jusqu'à 60 jours ouvrables en tout. Au-delà, il faut le demander à EcoVadis, et tout se termine au plus tard 6 mois après le début du questionnaire. Seule exception : une invitation liée à un appel d'offres, où les dates sont fixes.

Votre client veut la fiche avant le 31 décembre ? Pour un questionnaire envoyé après le 30 septembre, EcoVadis n'assure pas une publication avant la fin de l'année. Seule la formule d'abonnement Select y échappe.

Les documents à chercher dès cette semaine

Partez des documents que vous utilisez déjà : EcoVadis refuse ceux qui sont créés seulement pour le questionnaire.

EcoVadis cite les documents les plus utiles : politiques, procédures, tableaux de suivi, évaluations des risques, rapports. Chez Bérial, le dirigeant cherche lui-même les documents sur l'éthique, par exemple sur la lutte contre la corruption. C'est aussi lui qui enverra le questionnaire. Il confie la recherche des autres documents à quatre collaborateurs :

• la responsable qualité et sécurité : le plan de prévention des risques routiers, l'évaluation des risques, le plan de formation ;
• la responsable des ressources humaines : les règles RH écrites, le bilan des entretiens annuels, les accords avec les représentants du personnel ;
• le responsable d'exploitation : le suivi mensuel du gazole, camion par camion, et la sous-traitance ;
• la comptable : les achats et les factures.

Ces documents partent chez EcoVadis, pas chez votre client. Évitez quand même tout document au nom d'un salarié, comme un contrat ou un entretien individuel : EcoVadis n'en a pas besoin pour évaluer vos pratiques.

EcoVadis distingue trois sortes de preuves :

1. La politique : l'engagement écrit de l'entreprise.
2. L'action : ce qui est fait.
3. Le résultat : un chiffre suivi dans le temps.

Le suivi du gazole est un résultat : il ne remplace pas une politique environnementale écrite. Pour savoir quel document prouve quoi, voyez la différence entre politique, procédure, action et indicateur.

Or Bérial n'a pas de politique environnementale écrite. Le dirigeant ne peut pas en inventer une pour l'occasion, puisqu'EcoVadis la refuserait. Il en écrit donc une qui décrit ce que Bérial fait vraiment, et qu'il compte tenir. Elle servira surtout à la prochaine évaluation. Pour l'écrire, voyez les trois mentions d'une politique RSE. Une entreprise sans service RSE avance surtout en répartissant le travail : voyez comment faire sans service dédié.

Avant d'envoyer le questionnaire : les erreurs qui ne se corrigent plus

Une fois envoyé, le questionnaire est bloqué : plus aucune réponse ne change, plus aucun document ne s'ajoute. Vérifiez donc ces huit points avant.

1. Vous avez inscrit la société que votre client demande, et pas une autre.
2. Vous avez reporté la date limite avant qu'elle expire, si vous aviez besoin de plus de temps.
3. Vous avez répondu à toutes les questions obligatoires pour votre secteur.
4. Chaque réponse a son document, avec le numéro de la page où se trouve la preuve.
5. Chaque réponse « Autre » est expliquée, sinon elle n'est pas lue.
6. Chaque objectif chiffré donne son année de départ, par exemple « par rapport à 2025 ».
7. Vous avez choisi les documents que votre client pourra voir : par défaut, il n'en voit aucun.
8. Votre formule d'abonnement permet ce que le client attend : avec la formule Basic, la fiche se partage seulement sur le site d'EcoVadis.

Une semaine avant la date limite, le dirigeant de Bérial relit le dossier avec cette liste. Puis il envoie le questionnaire depuis la page « Vérification et validation ». Pour relire vos documents un par un, voyez pourquoi un justificatif EcoVadis est refusé.

Pour aller plus loin : quelle société, quelle taille, quel abonnement

Ces règles servent surtout à l'inscription et à l'envoi.

La société. EcoVadis évalue un groupe, une société ou un site, et conseille d'évaluer ce que le client demande. Bérial a deux dépôts mais une seule société : le dirigeant inscrit la société entière.

La taille. EcoVadis compte la taille en salariés à temps plein : de 1 à 25, c'est la taille XS ; de 26 à 99, la taille S, comme Bérial. Déclarez des chiffres exacts, car changer de taille après coup peut effacer vos réponses.

Le questionnaire. Il couvre quatre thèmes : environnement, social et droits humains, éthique, achats responsables. Une question ne vous concerne pas ? Vous pouvez ne pas y répondre, ou répondre « Je ne sais pas ». Vous joignez 55 documents au plus. Pour savoir ce qu'EcoVadis regarde dans ces documents, lisez ce qu'EcoVadis regarde dans votre dossier.

L'abonnement. Créer un compte est gratuit, mais l'évaluation est payante pour votre entreprise, selon une grille publiée par EcoVadis. Vous payez au moment d'envoyer le questionnaire, pas pour le commencer. Le prix dépend de votre taille, de votre pays et de la formule : Basic, Premium, Select ou Corporate. L'abonnement dure un ou trois ans et se renouvelle tout seul, sauf si vous l'annulez.

Et si vous n'envoyez pas le questionnaire ? Vous ne participez pas à l'évaluation demandée par votre client. Les documents que vous avez déjà déposés ne sont pas analysés, et vous n'aurez pas de fiche d'évaluation. C'est votre client qui décide de la suite : demandez-lui ce qu'il prévoit dans ce cas.

Votre fiche vaut 12 mois : préparer la suivante

Votre fiche d'évaluation est valable 12 mois à partir de sa publication. Ensuite, il faut une nouvelle évaluation, appelée réévaluation.

Votre client n'attend pas forcément la fin des 12 mois : il peut vous demander la réévaluation jusqu'à 3 mois avant.

La réévaluation se prépare plus vite que la première fois :

1. EcoVadis reprend une partie de vos anciennes réponses, entre 20 et 50 %.
2. Vos anciens documents restent sur le site d'EcoVadis. Seuls les documents expirés sont retirés.
3. Le questionnaire est nouveau : vous vérifiez les réponses reprises, et vous ajoutez les chiffres de l'année.

Chez Bérial, la responsable qualité et sécurité tient le suivi des accidents et des formations. Si elle quitte l'entreprise avant la réévaluation, personne ne saura peut-être où trouver ce suivi.

Tenir son dossier à jour d'une évaluation à l'autre

Doddee est le logiciel RSE qui garde vos preuves et vos chiffres d'une évaluation EcoVadis à l'autre, même quand les personnes changent. Il propose aussi les actions à mener et demande la preuve de chacune.

Avec Doddee, le dossier EcoVadis de Bérial ne dépend plus d'une seule personne. Chaque action a un responsable, chaque preuve a sa place, et les chiffres de l'année s'ajoutent à ceux de l'année passée. Si la responsable qualité part, son suivi reste dans le logiciel.

Bérial commence par un diagnostic adapté à son métier, construit sur la norme ISO 26000, la norme internationale de la responsabilité sociétale. Ce diagnostic dit par où commencer. Le plan d'actions donne ensuite à chaque action un responsable et une date, et le responsable reçoit un e-mail. Plus de 120 cours et plus de 100 modèles aident chacun à avancer.

Chaque collaborateur dépose ses documents sur l'action qu'ils prouvent. L'équipe Doddee les vérifie : ils sont datés, lisibles et correspondent à l'action. La décision finale reste celle d'EcoVadis. Les justificatifs vérifiés restent rangés action par action, et le nombre d'utilisateurs est illimité.

Le jour de la réévaluation, le dirigeant exporte ses justificatifs en un fichier ZIP, puis il répond sur le site d'EcoVadis. Pendant l'année, Bérial a mené des actions : la deuxième fiche pourra s'appuyer dessus.

En résumé

Le jour de l'invitation, vérifiez quelle évaluation votre client demande, puis appelez-le. Inscrivez ensuite la bonne société et choisissez un responsable du questionnaire. Dans les semaines qui suivent, cherchez les documents que vous utilisez déjà.

Après l'envoi, rangez chaque document avec sa date et le nom de la personne qui le tient à jour. À la réévaluation, vous les retrouverez sans chercher.

Pour voir comment Doddee vous aide à garder ces documents d'une année sur l'autre, réservez une démo.