Dans cet article
Pour EcoVadis, une réponse compte seulement si un document la prouve. Or un document peut être refusé parce qu'il est trop ancien ou mal présenté, même quand l'action existe bien. Il arrive aussi qu'un document soit accepté, mais qu'il ne réponde pas à la question posée. Par exemple, une procédure de tri jointe à une question sur votre politique déchets. Voici comment repérer ce qui s'est passé, et comment corriger.
Pour agir maintenant, partez de votre situation.
Vous avez déjà envoyé le questionnaire ? Il est maintenant bloqué : vous ne pouvez plus changer vos réponses ni ajouter de documents avant la prochaine évaluation. Commencez donc par comprendre :
- Dans la bibliothèque de documents, cliquez sur « Détails » pour chaque document marqué « Rejeté ». La raison du refus s'affiche.
- Retrouvez cette raison dans le tableau des sept erreurs.
- Voyez ce qui reste possible d'ici la prochaine évaluation.
Vous n'avez pas encore envoyé le questionnaire ? Vous pouvez encore tout corriger :
- Relisez chaque document avec le tableau des sept erreurs.
- Faites relire le dossier par quelqu'un qui ne l'a pas préparé : une autre personne repère plus facilement une date qui manque.
- C'est votre première évaluation EcoVadis ? Suivez les étapes dans l'ordre, de l'invitation à l'envoi.
Document refusé ou réponse non comptée : trois cas différents
Quand une réponse ne compte pas, il y a trois causes possibles. Soit aucun document n'est joint, soit le document est refusé, soit il est accepté mais ne prouve pas la réponse.
Prenons Coup de Frais, une entreprise fictive de nettoyage de 28 salariés, sans service RSE : la gérante s'en occupe seule. Son plus gros client lui demande une évaluation EcoVadis. Elle joint une trentaine de fichiers, retrouvés en deux semaines. Voici ce qui lui arrive :
- Aucun document. Elle coche « nous formons nos salariés à la sécurité », mais oublie de joindre le plan de formation. EcoVadis n'a rien à regarder : la réponse ne compte pas.
- Document refusé. Elle joint un tableau de consommations, sans nom d'entreprise ni date. EcoVadis le refuse, parce qu'on ne sait pas d'où il vient.
- Document accepté, réponse non comptée. Elle joint sa procédure de tri à une question sur sa « politique déchets ». La procédure est un bon document. Mais elle montre une action, alors que la question porte sur un engagement écrit. La réponse ne compte donc pas.
Où voir tout cela ? Chaque document de la bibliothèque porte un statut : « Admissible », « Non joint » ou « Rejeté ». Dans la fiche d'évaluation, la rubrique « Analyse de vos réponses » montre les réponses refusées. Une réponse peut y être refusée alors que son document est accepté.
Pour chaque réponse, indiquez aussi la page du document où se trouve la preuve. Sinon, une icône orange s'affiche.
Au-delà de 25 salariés, comme Coup de Frais, EcoVadis applique ses règles complètes. En dessous, il accepte des documents moins formels.
Les sept erreurs qui font refuser un justificatif EcoVadis
Sept erreurs reviennent souvent. Pour chacune, le tableau donne ce que vous voyez, la cause probable et la correction.
Seul l'analyste d'EcoVadis décide si un document est accepté : ce tableau vous aide à trouver la cause la plus probable. Les erreurs 1, 2, 3, 6 et 7 font en général refuser le document. Les erreurs 4 et 5 font plutôt refuser la réponse, alors que le document peut servir ailleurs.
| Ce que vous voyez | Cause probable | Correction |
|---|---|---|
| 1. Un tableau ou une note sans en-tête | Document sans nom d'entreprise ni date | Ajouter le nom, la date et la période, puis l'enregistrer en PDF |
| 2. Un document de plusieurs années | Trop ancien : 8 ans au plus pour une politique, moins de 2 ans pour des chiffres | Joindre la version à jour |
| 3. Une charte écrite à l'arrivée de l'invitation | Document créé seulement pour le questionnaire | Partir des documents déjà utilisés dans l'entreprise |
| 4. Une procédure jointe comme politique | Le document prouve autre chose que la réponse | Une preuve par niveau : engagement, action, résultat |
| 5. Un objectif chiffré refusé | Pas d'année de départ (depuis le 14/10/2026) | Ajouter « par rapport à 2025 » |
| 6. Un document d'un fournisseur ou d'un client | Il ne concerne pas votre entreprise | Joindre aussi un document à votre nom |
| 7. Un PDF de plusieurs documents, un scan penché, une photo | Document illisible ou assemblé | Un fichier par document, exporté directement |
Questionnaire déjà envoyé : que faire avant la prochaine évaluation ?
Vos corrections serviront à la prochaine évaluation : une fois la fiche publiée, EcoVadis n'accepte en général plus de documents. D'ici là, deux outils restent possibles.
- Le plan d'actions correctives : selon votre formule, il montre à vos clients ce que vous êtes en train de corriger. La fiche ne change pas, mais votre client voit que vous avancez. La gérante y écrit : « en-têtes ajoutés aux tableaux de suivi, novembre 2026 ».
- La « demande d'informations » : elle permet de poser jusqu'à 15 questions sur votre fiche, pour comprendre une décision.
La fiche reste valable 12 mois. À la réévaluation, vos documents corrigés pourront compter. EcoVadis retire alors les documents périmés : vérifiez la date de chacun avant de répondre.
Pour aller plus loin : trois erreurs plus délicates
Le tableau suffit pour la plupart des documents. Mais les erreurs 3, 4 et 5 méritent un exemple : voici celles de Coup de Frais.
Erreur 3 : le document a été écrit pour l'évaluation
La semaine de l'invitation, la gérante a écrit une « charte RSE » à partir d'un texte trouvé en ligne. Elle a aussi joint une lettre : « Nous trions nos déchets sur tous les sites de nos clients. »
Ce qu'EcoVadis demande. EcoVadis refuse les documents créés seulement pour le questionnaire, et les lettres où l'entreprise atteste elle-même de ses actions. Il refuse aussi les textes copiés, ou écrits par une intelligence artificielle sans être adaptés. L'analyste peut l'écrire sur la fiche, que vos clients liront.
Un document récent n'est pas refusé pour autant : EcoVadis a supprimé la règle du mois au début de 2025. Ce qui fait refuser un document, c'est d'avoir été créé pour l'évaluation.
La correction. Partez des documents qui servent déjà : une consigne affichée, un contrat, un compte rendu. Une politique manque ? Vous pouvez l'écrire pour la prochaine évaluation, à condition qu'elle soit propre à votre entreprise, diffusée et appliquée. Voyez comment rédiger une politique RSE propre à votre entreprise.
Erreur 4 : le document est bon, mais il ne prouve pas la réponse
La gérante a joint sa procédure de tri à la question sur sa politique déchets. Pour le suivi de l'énergie, elle a joint ses factures d'électricité.
Ce qu'EcoVadis demande. EcoVadis distingue trois sortes de preuves :
- l'engagement, c'est-à-dire la politique écrite ;
- l'action, c'est-à-dire ce qui est fait ;
- le résultat, c'est-à-dire un chiffre suivi dans le temps.
Une procédure de tri compte comme une preuve d'action. Des factures seules ne suffisent pas pour un suivi : EcoVadis attend un tableau qui rassemble les chiffres. Un certificat ISO 9001, qui porte sur la qualité, n'est pas accepté non plus.
La correction. Pour chaque question, regardez ce qu'elle demande : un engagement, une action ou un résultat. La gérante tire de ses factures un tableau de l'énergie 2025, daté, au nom de l'entreprise, avec l'unité. Pour choisir la bonne preuve, lisez quelle preuve répond à quelle question.
Erreur 5 : l'objectif chiffré n'a pas d'année de départ
Dans sa feuille de route, la gérante a écrit : « Réduire de 15 % notre consommation de carburant d'ici 2028. » L'objectif a un chiffre et une date. Pourtant, il ne compterait pas aujourd'hui.
Ce qu'EcoVadis demande. Depuis le 14 octobre 2026, un objectif chiffré doit aussi donner son année de départ. Sans cette année de départ, l'objectif est refusé. La règle vaut pour toutes les tailles d'entreprise.
La correction. Écrivez : « Réduire de 15 % notre consommation de carburant d'ici 2028, par rapport à 2025. » Puis relisez chaque objectif chiffré de vos documents.
Tenir ses preuves à jour toute l'année
Chez Coup de Frais, tous les documents refusés ont été retrouvés à la dernière minute. Si personne ne les tient à jour, il faudra encore les chercher à la prochaine évaluation. Une preuve tenue à jour sert pourtant ailleurs, dans un dossier RSE réutilisable ou pour justifier une affirmation sur vos plaquettes.
Doddee est le logiciel RSE qui prépare vos justificatifs EcoVadis entre deux évaluations. Il propose les actions à mener, demande la preuve de chacune et suit vos indicateurs.
Pour EcoVadis, vos documents sont donc prêts avant l'invitation. Chaque action de votre plan attend sa preuve, et un document qui manque se voit toute l'année.
Chez Coup de Frais, la facture des produits écolabellisés, qui portent un label écologique, est déposée sur l'action « achats ». L'équipe Doddee vérifie qu'elle correspond à l'action, et qu'elle est datée et lisible. Si elle ne suffit pas, un message dit ce qui manque. Les sept erreurs de cet article se corrigent donc avant l'évaluation, pas après. La décision finale reste celle d'EcoVadis.
La gérante n'est plus seule. La comptable et le chef d'équipe ont leur propre accès et déposent eux-mêmes leurs documents. Chacun reçoit un e-mail quand une action lui est confiée. Le nombre d'utilisateurs est illimité.
Le jour de l'évaluation, la gérante exporte tous ses justificatifs en un fichier ZIP, puis elle répond sur la plateforme EcoVadis. Entre deux évaluations, son plan d'actions a avancé. La fiche suivante pourra donc s'appuyer sur des actions menées.
La page justificatifs RSE de Doddee montre le dépôt, la vérification et l'export. Pour savoir qui fait quoi face à EcoVadis, lisez comment s'organiser quand un client demande une évaluation EcoVadis.
Avant la prochaine évaluation : relire, corriger, ranger
Relisez vos documents avec le tableau des sept erreurs, corrigez ceux qui le demandent, puis rangez chacun avec sa date. À la prochaine évaluation, vous n'aurez plus qu'à les joindre. Et pour voir comment Doddee vous y aide, réservez une démo.
Sources
Sources consultées entre le 29 octobre et le 10 novembre 2026.
- Centre d'aide EcoVadis : après l'envoi du questionnaire ; documents d'une très petite entreprise ; comprendre les documents justificatifs ; documents venant d'un tiers ; nombre maximal de documents ; mises à jour de la méthodologie T3 2026 (point 34.4) ; plan d'actions correctives ; demande d'informations sur la fiche ; préparer une réévaluation ; principaux points de méthode.
- EcoVadis : Guide sur les documents, version 1.2 du 6 octobre 2026 ; diaporama « Preparing Your Scorecard Inquiry », en anglais (diapositive 6).
Crédits
Photo de Olena Kholina sur Unsplash
