Questionnaire RSE transporteur : les documents que vos clients chargeurs peuvent demander

Un chargeur, c'est-à-dire un client qui vous confie ses marchandises, peut vous demander une dizaine de documents propres au transport. Ils portent sur vos émissions, la formation des conducteurs, les temps de conduite, votre licence et vos sous-traitants. La plupart existent déjà chez vous, parce que la loi les impose.

Votre chargeur vous demande un dossier : les documents à retrouver

Ici, RSE veut dire responsabilité sociétale des entreprises, c'est-à-dire ce que vous faites pour l'environnement, vos salariés et l'éthique. Rien à voir avec la réglementation sociale européenne du transport, même si vos temps de conduite feront partie des questions.

Quelques mots du tableau à connaître :

• L'information GES (gaz à effet de serre) : le calcul du CO2 émis par chaque transport, que vous devez donner à votre client.
• La FIMO et la FCO : une formation de départ des conducteurs, puis la formation continue, à refaire tous les cinq ans.
• Le chronotachygraphe : l'appareil du camion qui enregistre les temps de conduite et de repos.
• La lettre de voiture : le document qui accompagne chaque transport.

Dans ce tableau, « obligatoire » veut dire que la loi vous oblige à avoir ce document. Elle ne vous oblige pas à l'envoyer à chaque client. L'information GES, elle, doit être remise au client. Pour tout ce qui porte le nom d'un conducteur, donnez d'abord un chiffre, comme expliqué juste après.

Ce que vous transmettez, ce qui reste chez vous

Certains documents concernent directement votre chargeur. D'autres contiennent des informations internes ou personnelles : pour ceux-là, donnez plutôt un chiffre.

Ce qui concerne le chargeur. L'information GES lui est due, pour les transports faits pour lui. Attention, elle ne remplace pas le bilan carbone de toute votre entreprise, qui est un autre document. Vos temps de conduite le concernent aussi : la loi lui demande de veiller à ce que les horaires convenus respectent les temps de conduite et de repos.

Ce qui est interne. Pour le suivi du gazole camion par camion, le détail des infractions ou vos prix, un chiffre global suffit souvent. Par exemple, les litres aux 100 kilomètres de toute la flotte.

Ce qui est personnel. Les attestations de formation et les cartes de qualification portent le nom de chaque conducteur. Pour un questionnaire RSE, donnez plutôt un chiffre global, comme la part des conducteurs à jour de leur formation. Lors d'un référencement ou d'un audit, un client peut demander un justificatif nominatif. Vérifiez alors pourquoi il en a besoin, et ne transmettez que le nécessaire, par un envoi protégé.

Les données du chronotachygraphe. Une règle européenne les réserve au contrôle des temps de conduite et de repos. Évitez donc d'envoyer les fichiers bruts à un client. Donnez plutôt votre procédure de téléchargement et le nombre d'infractions de l'année.

Enfin, les durées de conservation du tableau servent d'abord aux contrôles de l'État. C'est 2 ans pour les lettres de voiture, 12 mois pour le chronotachygraphe. Votre chargeur n'a pas besoin de ces archives.

Trois questions que vos chargeurs vous poseront

Transports Bérial, une entreprise fictive, transporte des marchandises par la route depuis deux dépôts. Elle compte 62 salariés, dont 45 conducteurs, et n'a pas de service RSE.

Un mardi, un distributeur dont Bérial livre les magasins envoie son questionnaire RSE, à rendre sous trois semaines. Le fichier compte quatre onglets : flotte et émissions, sécurité, conducteurs, sous-traitance.

Question 1 : « Quelles sont les émissions de vos transports ? »

La réponse est l'information GES que Bérial donne déjà au distributeur, pour chaque transport. Les entreprises de moins de 50 salariés peuvent la calculer avec des valeurs par défaut. Avec 62 salariés, Bérial doit utiliser ses vraies consommations, au moins en moyenne sur sa flotte.

Le responsable d'exploitation tient la base de ce calcul : le gazole consommé chaque mois par chaque camion. Au questionnaire, Bérial joint une information GES déjà envoyée au distributeur, avec sa méthode de calcul.

L'onglet demande aussi l'âge des camions. Le responsable d'exploitation sort donc la liste de la flotte : immatriculation, carburant, norme Euro, vignette Crit'Air. Cette vignette classe les véhicules selon la pollution qu'ils émettent.

Question 2 : « Vos conducteurs sont-ils formés, et respectent-ils les temps de conduite ? »

Les conducteurs de camions de plus de 3,5 tonnes suivent d'abord une formation de départ, par exemple la FIMO, de 140 heures au moins. Puis ils refont une formation continue, la FCO, de 35 heures tous les cinq ans.

Avec 45 conducteurs, Bérial compte donc environ neuf formations continues par an. La responsable qualité et sécurité tient le tableau des dates. Au questionnaire, Bérial donne la part des conducteurs à jour de leur formation, sans joindre les attestations, qui portent des noms.

Pour les temps de conduite, tout part du chronotachygraphe. L'entreprise télécharge les données de la carte de chaque conducteur au moins tous les 28 jours, et celles du camion au moins tous les 90 jours. Le responsable d'exploitation joint la procédure qu'il suit pour ces téléchargements, et le nombre d'infractions relevées dans l'année, sans le détail par conducteur.

Question 3 : « Comment choisissez-vous vos sous-traitants ? »

Quand Bérial confie un transport à un autre transporteur, la loi lui impose une vérification : ce sous-traitant a-t-il le droit de transporter ? Le responsable d'exploitation consulte donc la liste publiée par le ministère avant chaque nouveau contrat. Il garde la date de cette vérification et une copie de la licence du sous-traitant.

Quand un sous-traitant lui donne son information GES, Bérial la reprend telle quelle dans son propre calcul.

Les règles récentes à connaître

Relisez ces règles le jour où vous répondez : certaines ont changé en 2025.

• Information GES : elle vise les transports qui partent et arrivent en France. Depuis le 1er janvier 2025, l'oublier peut coûter une amende de 3 000 € au plus.
• Lettre de voiture : en règle générale, chaque transport a la sienne, sur papier ou en version numérique, faite avant le départ.
• Marchandises dangereuses : sauf exception, le transporteur désigne un conseiller à la sécurité. Son rapport annuel peut être joint au questionnaire.
• Objectif CO2 : certains chargeurs choisissent de préférence des transporteurs engagés dans Objectif CO2. Le programme qui portait cette charte s'est arrêté fin 2025. Les chartes en cours restent suivies jusqu'à leur fin, au plus tard en 2028, et la suite est « à l'étude ». Voyez aussi ce que la charte laisse de côté.

Ranger les documents du transport, action par action

Chez vous, ces documents sont sans doute éparpillés entre l'exploitation, la sécurité et les ressources humaines. À chaque questionnaire, quelqu'un doit donc les réunir.

Doddee est le logiciel RSE qui organise votre démarche autour de votre métier de transporteur. Il propose des actions écrites pour le transport, demande leur preuve et suit vos chiffres.

Au prochain questionnaire, les documents sont déjà réunis. Le protocole de sécurité, la vérification d'un sous-traitant ou l'attestation de formation ont chacun leur place, sur l'action qu'ils prouvent. La personne qui a le document le dépose elle-même.

Votre diagnostic RSE part de votre activité. Il est construit sur l'ISO 26000, la norme internationale de la responsabilité sociétale. Il existe une version propre au transport de marchandises. Vous savez ainsi quoi faire ensuite, avec des actions pensées pour votre métier.

Chaque action a un responsable et une date, et ce responsable reçoit un e-mail. L'exploitation, la sécurité et les ressources humaines ont chacune leur accès, sans limite d'utilisateurs. L'équipe Doddee vérifie chaque document, et votre chargeur garde sa propre décision.

Votre suivi mensuel du gazole s'importe depuis un fichier Excel. Vos consommations alimentent alors vos chiffres et votre tableau de bord, année après année. Pour aller plus loin : découvrir Doddee pour le transport et la logistique.

Trois gestes pour cette semaine

Reprenez le dernier questionnaire reçu. Pour chaque question, notez si le document existe, où il est et qui l'a.

1. Envoyez l'information GES à chaque client à la date convenue, ou au plus tard deux mois après le transport.
2. Mettez à jour le tableau des dates de formation de vos conducteurs.
3. Datez la vérification de chaque sous-traitant, avant chaque nouveau contrat.

Pour remplir le questionnaire ligne par ligne, suivez la méthode pour répondre sans tout refaire. Les documents communs à tout fournisseur, comme le Kbis ou l'attestation de vigilance, sont dans notre liste des documents d'un questionnaire RSE fournisseur. Si votre démarche n'est pas encore écrite, commencez par faire le tour de ce que vous faites déjà.

Pour voir comment Doddee vous y aide, réservez une démo.